Entretien structuré : le guide complet pour arrêter de recruter “au feeling”.

Entretien structuré : le guide complet pour arrêter de recruter “au feeling”

“Ce candidat, je l’ai senti tout de suite.”

Vous avez peut-être déjà prononcé cette phrase, avec une petite pointe de fierté. À force d’enchaîner les entretiens, vous avez fini par développer un sixième sens. Enfin, c’est ce que vous aimez croire.

Et vous n’êtes pas seul : selon une étude WeSuggest, 63 % des recruteurs disent faire confiance à leur intuition pour recruter.

Petit problème : la science est nettement moins impressionnée par votre flair.

En 2022, une méta-analyse publiée dans le Journal of Applied Psychology a passé au crible des décennies de recherche sur les méthodes de sélection. Verdict : l’entretien structuré, ce format un peu scolaire où chaque candidat répond exactement aux mêmes questions,  figure parmi les meilleurs outils pour prédire la performance future d’un candidat, loin devant l’entretien mené au feeling.

Alors, prêt à mettre votre intuition au placard ?

Aujourd'hui, on vous explique comment structurer vos entretiens sans les transformer en interrogatoires monotones.

Entretien structuré : de quoi parle-t-on exactement ?

Sur le papier, la définition est simple. Un entretien structuré, c’est un entretien où tous les candidats à un même poste sont évalués sur les mêmes critères, à partir des mêmes questions et d’une même grille de notation.

Dit comme ça, beaucoup de recruteurs vont penser : “C’est déjà ce que je fais.”

Vraiment ?

Avoir une trame en tête, ou une liste de questions griffonnée sur un coin de bloc-notes, ce n’est pas mener un entretien structuré. Ni même poser à peu près les mêmes questions à tout le monde, avant de trancher à l’instinct en fin de journée.

Dès 1997, trois chercheurs (Campion, Palmer et Campion) ont identifié 15 leviers pour structurer un entretien, répartis en deux familles.

→ Ce que vous demandez (7 leviers) :

1. Construire les questions à partir d’une analyse du poste
2. Poser les mêmes questions à tous les candidats
3. Limiter les relances et les reformulations improvisées
4. Privilégier les bons types de questions, à savoir :

• Les questions comportementales, qui portent sur le passé : “Racontez-moi une fois où vous avez dû gérer un client mécontent”.
• Les questions situationnelles, qui portent sur une situation hypothétique : “Un client vous appelle furieux à 18h un vendredi. Que faites-vous ?”.

1. Poser suffisamment de questions pour évaluer chaque critère
2. Ne pas se laisser influencer par les informations annexes (CV, tests, recommandations…)
3. Garder les questions du candidat pour la fin de l’entretien

→ La façon dont vous jugez (8 leviers) :

1. Noter chaque réponse, plutôt qu’une impression globale
2. Utiliser une grille avec des exemples de réponses faible, moyenne ou excellente
3. Prendre des notes pendant l’entretien
4. Faire intervenir plusieurs recruteurs
5. Garder les mêmes recruteurs pour tous les candidats
6. Ne pas discuter des candidats entre deux entretiens
7. Former les recruteurs à la méthode
8. Décider à partir des notes, et non d’un ressenti final

Pas de panique : personne ne vous demande de cocher les 15 cases dès demain matin. La structure n’est pas un interrupteur, mais un curseur. Mais une chose est sûre : plus vous activez de leviers, plus votre entretien devient fiable.

Bon mais maintenant qu’on a dit tout ça, reste à passer de la théorie à la pratique.

Alors comment concrètement construire un entretien structuré de A à Z ? Bonne nouvelle : cinq étapes suffisent pour poser des bases solides.

Construire son entretien structuré en 5 étapes

1. Définissez précisément ce que vous cherchez

Avant de rédiger vos questions, encore faut-il savoir ce que vous voulez réellement évaluer.

Et non, “autonome”, “dynamique” ou “bon relationnel” ne suffisent pas. Repartez donc du brief avec votre client et identifiez 4 à 5 critères réellement déterminants pour réussir dans le poste.

Pour un Business Developer, par exemple, vous pourriez retenir :

• La capacité à prospecter,
• La découverte et la qualification du besoin,
• La gestion des objections;
• L’organisation et le suivi du pipe,
• La capacité à closer.

Puis, pour chaque critère, posez-vous une question simple : à quoi ressemble concrètement quelqu’un de bon sur ce point ?

Sur la prospection, par exemple, vous pourriez attendre un candidat capable de définir ses cibles, construire une séquence multicanale, suivre ses résultats et ajuster son approche.

Vous venez de passer d’un vague “bon commercial” à quelque chose que vous allez réellement pouvoir tester en entretien.

2. Transformez vos critères en questions

Maintenant que vous savez quoi évaluer, il faut trouver comment le faire parler.

Comme on l’a vu plus haut, deux types de questions sont particulièrement intéressants.

Les questions comportementales demandent au candidat de raconter une situation réellement vécue :

“Parlez-moi d’une période où vous aviez du mal à générer suffisamment de rendez-vous. Qu’avez-vous changé dans votre approche ?”

Les questions situationnelles le placent face à un scénario hypothétique :

“Vous reprenez un secteur où le pipe est quasiment vide et vous devez générer vos premiers rendez-vous rapidement. Par quoi commencez-vous ?”

Préparez également quelques relances : “Qu’avez-vous fait concrètement ?”, “Quel a été le résultat ?”, “Que feriez-vous différemment aujourd’hui ?”.

Vous restez libre de creuser une réponse. L’important est simplement d’offrir à chaque candidat des occasions comparables de démontrer la compétence recherchée.

3. Construisez votre grille de notation avant l’entretien

C’est ici que l’entretien devient vraiment structuré.

Pour chaque critère, définissez à l’avance ce qui caractérise une réponse faible, moyenne ou excellente.

Si on reprend notre exemple de la prospection :

• 1/5 : approche essentiellement opportuniste, peu ou pas de méthode clairement formulée.
• 3/5 : méthode de prospection structurée, plusieurs canaux utilisés, suivi régulier de l’activité.
• 5/5 : ciblage précis, approche multicanale structurée, suivi des indicateurs et capacité à expliquer comment les résultats servent à ajuster la stratégie.

Vous ne décidez plus après coup de ce qu’était une “bonne réponse”. Vous le fixez à l’avance.

4. Pendant l’entretien, suivez votre trame… sans la réciter

Vous avez vos critères, vos questions et votre grille. Il ne reste plus qu’à mener l’entretien.

Posez votre socle de questions à chaque candidat, prenez des notes et utilisez vos relances lorsque vous avez besoin de creuser un point.

Mais gardez une conversation normale.

Un entretien structuré ne vous interdit ni de rebondir, ni de plaisanter, ni d’approfondir une réponse intéressante. Vous devez simplement éviter qu’un candidat bénéficie de vingt minutes pour démontrer sa capacité à prospecter quand un autre n’aura eu droit qu’à une question expédiée en deux minutes.

La trame doit cadrer l’évaluation, pas dicter chaque seconde de l’échange.

5. Notez avant de débriefer

Avant d’échanger avec votre client ou les autres personnes impliquées dans le recrutement, notez chaque candidat individuellement à partir des réponses recueillies.

Ensuite seulement, comparez vos évaluations.

Si vous avez mis 2/5 en prospection et que votre client a mis 5/5, parfait : vous avez quelque chose de concret à discuter. Quelle réponse justifie le 5 ? Quel élément vous a conduit au 2 ?

Le but n’est pas de supprimer le débat. C’est de faire en sorte qu’il porte sur ce que le candidat a réellement démontré.

Pourquoi c’est une méthode redoutablement efficace

Le premier avantage de l’entretien structuré est assez évident : vous comparez enfin ce qui est comparable.

Dans un entretien libre, le candidat A peut passer vingt minutes à parler management, pendant que le candidat B est interrogé sur sa capacité à développer du business. À la fin, vous devez pourtant choisir entre les deux. Sur quelles bases exactement ? Mystère.

Avec un entretien structuré, chacun a eu l’occasion de démontrer les mêmes compétences, face aux mêmes questions et avec les mêmes règles du jeu.

Deuxième avantage : vous laissez moins de place à vos biais.

Le candidat a fait la même école que vous ? Vous avez accroché dès les trois premières minutes ? Son parcours ressemble furieusement à celui de votre meilleur placement de l’année dernière ? Votre cerveau adore ce genre de raccourcis.

La grille, beaucoup moins.

En vous obligeant à revenir à des critères définis avant l’entretien, la structure évite qu’une excellente première impression, un parcours familier ou simplement une conversation très agréable pèsent plus lourd qu’ils ne le devraient dans la décision.

Reste une objection : à force de tout cadrer, est-ce qu’on ne finit pas par tuer complètement la spontanéité de l’entretien ?

C’est probablement le principal procès fait à la méthode : mêmes questions, même grille, mêmes critères… de quoi faire craindre des entretiens sérieusement aseptisés.

Mais comme l’explique très bien Mohamed Achahbar, de l’Ecole du recrutement, dans un post LinkedIn consacré au sujet, “même question” ne signifie pas “même conversation”.

Vous pouvez rebondir sur une réponse, demander une précision, creuser un exemple. Vous pouvez plaisanter, présenter le poste naturellement et laisser le candidat poser toutes ses questions.

Bref, pas besoin de vous transformer en robot !